Leitfaden
Selbstständigkeit
I. Was ist grundsätzlich zu beachten?
Selbstständig Tätige unterliegen im Gegensatz zu Angestellten nicht den Weisungen eines Arbeitgebers. Sie können sich daher die Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner selbst aussuchen und die Zeit frei einteilen.
Mit der Selbstständigkeit gehen jedoch auch Pflichten einher. So muss man sich beispielsweise für eine Krankenversicherung (gesetzlich oder privat) entscheiden. Auch verantwortet man den Geschäftserfolg.
Für ein erfolgreiches Geschäft ist eine saubere und vollständige Buchführung essenziell. Diese gibt einen Überblick über die Finanzen, zeigt, wie es um die Liquidität steht und sorgt dafür, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden können.
1. Buchführungspflichten
Grundsätzlich ist jeder Selbstständige dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über das Geschäft zu führen. In Abhängigkeit von der erzielten Einkunftsart, der Höhe der Einkünfte, der Rechtsform und der Frage, ob ein Betrieb im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, ergibt sich die Methode, nach der die Einkünfte zu ermitteln sind.
2. Einkunftsarten
Das Steuergesetz kennt sieben Einkunftsarten.
Der Großteil der Erwerbstätigen ist im Angestelltenverhältnis tätig und erzielt dadurch Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Hierbei wird die Lohnsteuer als eine Art „Vorauszahlung“ auf die Einkommensteuer bereits vom Arbeitgeber einbehalten und abgeführt.
Startet man in die Selbstständigkeit, so werden in den meisten Fällen Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielt.
Die Abgrenzung dieser Einkünfte voneinander ist nicht immer einfach und sollte von Experten vorgenommen werden. Viele Selbstständige gehen davon aus, dass Sie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erzielen. Häufig ist dies jedoch nicht der Fall.
Wenn das Finanzamt später eine Umqualifizierung der Einkünfte vornimmt, ist nachträglich noch die Gewerbesteuer und der IHK-Beitrag, oft für mehrere Jahre, zu zahlen.
3. Einkünfteermittlung
Für die Ermittlung der Einkünfte stehen zwei Methoden zur Verfügung: Die Einnahmen- Überschuss- Rechnung (EÜR) sowie die Bilanzierung.
Die Einnahmen- Überschuss- Rechnung ist dabei die unkompliziertere Variante. Hier werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt.
Bei der Bilanzierung hingegen ist eine sogenannte doppelte Buchführung zu führen. Das Geschäftsjahr wird mit dem Jahresabschluss abgeschlossen.
Welche Methode zur Anwendung kommt, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Die meisten Selbstständigen, die als Freiberufler oder Einzelunternehmer ohne Eintragung beim Handelsregister starten, erstellen eine Einnahmen- Überschuss- Rechnung.
4. Überblick über die steuerlichen Pflichten und Deadlines
Als Angestellter hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer einbehalten. Am Jahresende wurde ggf. eine Einkommensteuererklärung eingereicht. Mehr bewusste Berührungspunkte zum Steuerrecht haben viele Menschen nicht.
Als Selbstständiger ändert sich das. Folgende Verpflichtungen sind zu beachten:
Umsatzsteuervoranmeldungen
Wird eine Rechnung gestellt, so unterliegt diese in den meisten Fällen der Umsatzsteuer (19%). Dieser Betrag wird von dem Kunden bezahlt, ist jedoch an das Finanzamt abzuführen. Die ausgewiesene Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen an den Unternehmer für sein Unternehmen kann als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt erstattet werden.
Beides geschieht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung.
Als Gründer hat man grundsätzlich zu Beginn der Tätigkeit monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen. In späteren Jahren kann sich die Frequenz der Abgabe ändern. So sind monatliche, vierteljährliche oder jährliche Voranmeldungen möglich.
Wie immer im Steuerrecht gibt es hier aber auch Ausnahmen. So sind beispielsweise Ärzte nicht berechtigt, für Heilbehandlungen Umsatzsteuer auszuweisen und Vorsteuer zu ziehen. Auch gibt es Vereinfachungen für sogenannte Kleinunternehmer.
Einnahmen- Überschuss- Rechnung oder Jahresabschluss
In Abhängigkeit von der angewandten Methode zur Ermittlung der Einkünfte ist eine Einnahmen- Überschuss- Rechnung oder ein Jahresabschluss am Ende des Jahres zu erstellen.
Steuererklärungen
Der Selbstständige hat für das Geschäftsjahr eine Steuererklärung abzugeben.
Die Art der Steuererklärung ist abhängig von der Einkunftsart und der Rechtsform.
Werden beispielsweise Einkünfte aus einer freiberuflichen Tätigkeit erzielt, ist lediglich eine Einkommensteuererklärung einzureichen. Werden hingegen Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielt, ist zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abzugeben. Darüber hinaus ist eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
Auch hier ist Vorsicht geboten, denn: Lebt der Selbstständige an einem anderen Ort als an dem Ort, von dem die Tätigkeit ausgeführt wird, so muss unter Umständen eine gesonderte Feststellung eingereicht werden. Ausnahmen wie diese bestehen häufig im Steuerrecht.
Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften müssen andere/ zusätzliche Steuererklärungen einreichen.
II. Wie kann ich als Selbstständiger meine Finanzen schlau organisieren?
Idealerweise setzten Selbstständige ein sogenanntes Buchhaltungs- Vorsystem ein. Einen Überblick über die Vorsysteme, mit denen wir zusammenarbeiten, findet man auf unserer Internetseite.
Die Systeme bieten u. a. folgende Vorteile:
- Überblick über die Finanzen behalten dank Dashboards und Übersichten
- Anbindung der Bank in das System und direkte Zuordnung von Kosten zu Kostenarten
- Rechnungserstellung, insbesondere auch Erstellung von E- Rechnungen, möglich
- Scan- App zur digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen
- Einfache Bedienbarkeit und Ausrichtung an steuerlichen Laien
- Die Umsatzsteuer- Voranmeldungen können selbst übermittelt werden
- Die Kosten der Systeme sind überschaubar
- Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater dank Schnittstellen zu den Systemen des Steuerberaters
Durch die Zusammenarbeit über ein Vorsystem können Selbstständige viele Daten vorbereiten. Hierdurch entfällt der bekannte „Schuhkarton“. Die Daten stehen jederzeit zur Verfügung und können auch vom Steuerberater abgerufen werden. Durch diese effiziente Zusammenarbeit können Zeit und Kosten gespart werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Daten sauber gepflegt werden.
Wieso werden die Systeme als „Vorsystem“ bezeichnet?
Der Begriff Vorsystem ist nicht allgemeingültig und wir von anderen Steuerbüros ggf. nicht verwendet. Wir möchten damit zum Ausdruck bringen, dass die Systeme unseren Rechnungslegungs- und Steuererklärungsprogrammen vorgelagert sind. Es handelt sich daher um Vorerfassungsprogramme. Die Daten werden in unser System übernommen und dort auf Korrektheit geprüft, bevor Sie an das Finanzamt übermittelt werden.
III. Welches Vorsystem ist das Richtige für mich?
Diese Entscheidung ist sehr individuell und nicht pauschal zu beantworten. Grundsätzlich sind die auf dem Markt verfügbaren Systeme zumeist bereits etabliert, sodass es hier selten zu klaren Fehlentscheidungen in der Auswahl kommt.
Manche Anbieter haben sich auf gewisse Branchen spezialisiert, sodass vor der Entscheidung zumindest die Internetauftritte geprüft werden sollten.
Die Kosten der Systeme sind vergleichbar und halten sich im Rahmen. Auch diese sollten vorab im Internet recherchiert werden.
Steuerberatern werden oft Rabatte gewährt, wenn Sie Kunden in das jeweilige System einladen. Vor Vertragsabschluss sollte daher das Steuerbüro kontaktiert werden. Die Steuerbüros erhalten keine Provision oder ähnliches für die Vermittlung.
Welche Alternativen gibt es?
Wer seine Buchhaltung komplett abgeben (outsourcen) möchte, kann dies natürlich auch tun. Üblicherweise bieten Steuerbüros klassische Buchhaltung als Dienstleistung an. Hier werden die Belege dem Steuerberater zur Verfügung gestellt, z. B. über das Programm Datev Unternehmen Online oder andere Datenaustauschprogramme. Das Steuerbüro bucht dann sämtliche Geschäftsvorfälle und stellt am Ende des Monats eine Auswertung zur Verfügung.
IV. Wozu brauche ich einen Steuerberater?
Es besteht keine grundsätzliche Pflicht, sich steuerlich vertreten zu lassen und Selbstständige können - je nach Erfahrungslevel und Motivation - viele Tätigkeiten eigenständig übernehmen.
Nichtsdestotrotz ist es absolut empfehlenswert, sich professionelle Unterstützung zu holen, da die Steuergesetze kompliziert sind und die Korrektur von typischen Fehlern wie z. B. die Ausstellung von falschen Rechnungen, die Korrektur von Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Angabe der falschen Einkunftsart bei der steuerlichen Registrierung im Nachhinein mit hohem Verwaltungsaufwand und Kosten einhergehen.
Steuerberater können auch bei betriebswirtschaftlichen Fragen beraten und wertvolle Hinweise zu relevanten Themen wie der Scheinselbstständigkeit geben. Weiterhin sorgt der Steuerberater dafür, dass die Steuergesetze optimal ausgelegt werden, Liquidität durch die frühzeitige Anpassung von Steuervorauszahlungen gesichert wird und Steuern gespart werden.
Die Frage sollte also nicht sein, ob ein Steuerberater involviert werden sollte, sondern eher, wie die Zusammenarbeit aussehen soll. Im Rahmen unseres kostenlosen Erstgesprächs werden genau diese Fragen geklärt
V. Unser Angebot
In unserer Kanzlei haben wir uns auf die Zusammenarbeit mit Buchhaltungs- Vorsystem spezialisiert. In welchem Ausmaß die Mandanten die Vorsysteme nutzten, bleibt ihnen selbst überlassen.
So arbeiten wir mit Mandanten zusammen, die lediglich Ihre Rechnungen über die Programme erstellen. Die daraus automatisch generierten Umsatzerlöse spielen wir in unser System ein. Eingangsrechnungen hingegen werden uns über unseren Microsoft Sharepoint zur Verfügung gestellt. Diese Rechnungen buchen wir dann manuell ein und geben die Umsatzsteuervoranmeldungen ab.
Andere Mandanten sind autark unterwegs und managen Ihre Buchführung eigenständig. Hier stehen wir lediglich für Fragen zur Verfügung und reviewen die Umsatzsteuer- Voranmeldungen unterjährig.
Wichtig zu wissen ist jedoch, dass sämtliche Tätigkeiten zum Abschluss eines Geschäftsjahres durch uns erstellt werden. Dazu zählen die Einnahmen- Überschuss- Rechnung, die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen. Auch übernehmen wir die Korrespondenz mit den Finanzämtern. So gewährleisten wir Rechtssicherheit und eine optimierte Steuerbelastung.